旅行單據，要知道誰付款、為甚麼付款。

先確認行程背景

勞工處按標準合約背景說明僱主旅費責任，包括來港及合約完成或終止後返程；這不代表每次家庭旅行、私人行程或每張單據都屬同一權益。

批准費用前，先確認行程用途及適用合約安排。海外工作、特別津貼或有爭議責任須另行審閱；試行工具不會假設通用每日旅行津貼。

資料來源： Labour Department: foreign domestic helper employer responsibilities

分開兩條付款路徑

僱主若直接付港幣2,400元給航空公司，記錄為僱主供應商成本；不應再透過糧單付同一筆2,400元給外傭。

外傭若用自己的錢支付一項已批准180元費用，並應獲退還，便記錄180元外傭報銷。這會增加外傭應收款，但仍與工資分開列明。

保留原幣別及已審閱港幣金額

外幣單據應保留原金額、幣別、日期及付款人。記錄換算所用證據，例如信用卡結單或約定匯率參考，再輸入已審閱港幣金額。

例如虛構單據列菲律賓披索1,000元，核對實際證據後，批准報銷港幣140元。這只是示例批准金額，不是匯率報價；未經核對的匯率不應暗中成為出糧金額。

發出糧單前，排除重複記錄

用單據或訂票參考編號，查費用是否已記錄。若同一單據包含多個項目，說明哪部分可報銷，並保留批准備註。

有需要時把費用連結行程，確認實際費用日期，再批准已審閱金額。未來預訂可能只是計劃成本，不等於已完成報銷。

保留足以解釋金額的證據

把單據、付款證據、換算參考、批准及糧單連結放在一起。按家庭約定的安全位置保存文件；試行工具的簽署糧單上載功能，不是護照、醫療或旅行文件的一般檔案庫。

報銷若已計入確認糧單，不可再次加入。批准金額有誤時，以相連更正處理，並保留原本版本。