按「確認糧單」前，先做一次月度核對。

1. 找出適用於該期間的合約

核對外傭姓名、糧單期間、已簽合約編號，以及當時生效的工資和膳食安排。最近若有續約，確認該月份仍對應正確合約版本。

完整曆月且薪酬沒有變動，是試行工具的一般情況。月中入職或離職、月內改薪、無薪假或法定薪酬問題，須先審閱，才可把總額視為完整。

2. 比較計劃與實際情況

已預約假期不等於實際放假，已安排工作也不等於已完成工作。與外傭確認日期，保留實際事項記錄，再計入已約定額外款項。

檢查休息日、年假及補假是否重疊。若同一天有兩種分類，保留兩項並釐清意思；不要為了消除提示便刪除其中一項。

• 哪些假期已實際放假？
• 更改休息日後，有否記錄替代日期？
• 法定假日工作後，是否仍有補假安排待確認？
• 這項事項是否已用於先前糧單？

3. 核對付款人及已確認港幣金額

逐張單據確認誰付款、誰應收款及用途。僱主直接付給供應商的機票列作僱主成本；已批准退還給外傭的款項列作報銷。

外幣單據應保留原幣別、原金額、匯率證據，以及最後審閱的港幣金額。避免把同一單據同時記作供應商成本與外傭報銷。

4. 有意識地完成糧單與付款記錄

與外傭核對項目說明，保留已確認原本，再記錄實際付款金額及參考資料。若只付部分，餘額仍須顯示。

保留工資付款記錄及書面收款確認。按勞工處每月付款及七天時限指引安排核對，不要把糧單發出日期當作付款日期。

資料來源： Labour Department: foreign domestic helper employer responsibilities

5. 延續待處理問題，避免重複款項

安排在下月的補假，仍應連結原有日期；有爭議的簽收狀態仍應保留。已使用的單據不能在下月再次報銷。

匯出已核對記錄，並按家庭約定的安全方式保存證明文件。日後發現錯誤時，使用相連更正，讓原來月份仍可清楚解釋。